Студмістечко: цифровізація процедури поселення до гуртожитків та нові можливості системи «Моє студмістечко»

14 серпня відбулася робоча нарада із заступниками директорів ННІ/деканів факультетів та завідувачами гуртожитків, яку ініціював директор студентського містечка Сергій СТЕЦЮК. Основною темою зустрічі стало обговорення роботи та подальшого вдосконалення електронної системи поселення студентів «Моє студмістечко».

У нараді також взяли участь проректор з науково-педагогічної та цифрової трансформації Олена ГЛАЗУНОВА та провідний фахівець навчально-методичного відділу, розробник системи Ярослав ПОНЗЕЛЬ.

Система «Моє студмістечко» поступово розширює свої можливості та має забезпечити максимально зручний, прозорий і зрозумілий формат поселення студентів. Як наголошує ректор університету Вадим ТКАЧУК, процес поселення має бути переведений в електронний формат. Це дозволить зменшити паперовий документообіг, спростити роботу відповідальних працівників та зробити процедуру поселення більш зрозумілою для студентів.

Під час наради Сергій Васильович представив актуальну статистику роботи системи. Зокрема, через «Моє студмістечко» вже подано понад 950 заяв від першокурсників і 3015 від старшокурсників. Водночас учасники зустрічі звернули увагу на необхідність активізувати подання заяв студентами старших курсів, оскільки за окремими факультетами наразі спостерігається невиконання запланованих показників.

Ярослав ПОНЗЕЛЬ презентував оновлену систему та продемонстрував її основні можливості. Від попередньої версії, яка використовувалася переважно як інструмент поселення та управління проживанням, сервіс поступово переходить до комплексного цифрового кабінету, який охоплюватиме різні етапи проживання студента в гуртожитку.

Одним із ключових завдань системи є забезпечення покрокової та зрозумілої процедури подання заяви на поселення. Кожна заява матиме власну історію статусів, завдяки чому студент зможе бачити перебіг її опрацювання. Після виконання всіх необхідних вимог заяві присвоюватиметься статус «Поселено» із зазначенням терміну проживання.

Передбачено й розширення функціоналу кабінету мешканців гуртожитків. Завідувачі матимуть можливість швидко знаходити необхідну інформацію про студентів та використовувати фільтри за ПІБ, гуртожитком і кімнатою. Дані про курс навчання планується отримувати безпосередньо з деканатів.

Важливою функцією стане формування повної історії проживання студента. У системі можна буде фіксувати зауваження, порушення, переселення із зазначенням відповідної дати та номера наказу, а також виселення. Для кожної заяви передбачено можливість відхилення на відповідному етапі із зазначенням причини, що дозволить зробити комунікацію зі студентом більш зрозумілою та прозорою.

Окрему увагу під час зустрічі приділили практичному використанню системи та її подальшому вдосконаленню. Учасники наради мали можливість безпосередньо озвучити свої пропозиції розробнику. Заступники директорів ННІ/деканів факультетів висловлювали побажання з позиції безпосередніх користувачів системи, які працюють із нею під час організації поселення студентів. Водночас завідувачі гуртожитків, уже маючи практичний досвід роботи із системою, визначили функції та моменти, які, на їхню думку, потребують додаткового доопрацювання або спрощення.

Саме такий зворотний зв’язок є важливою складовою подальшого розвитку «Моє студмістечко». Працівники, які щодня використовують систему у своїй роботі, можуть не лише оцінити її функціонал, а й побачити конкретні практичні ситуації, які виникають під час поселення та проживання студентів.

Олена Григорівна наголосила на важливості постійної комунікації між користувачами та розробниками системи. За її словами, поєднання цифрових можливостей із практичним досвідом працівників дозволить поступово вдосконалювати сервіс і зробити його максимально зручним для всіх учасників процесу.

Важливим принципом оновленої системи має стати відмова від дублювання електронної процедури паперовими документами. Необхідні документи планується завантажувати безпосередньо до системи. Зокрема, передбачено можливість прикріплення кількох документів одним файлом у випадках поетапної оплати або подання документів, що підтверджують право на пільги. Договір найму житла також планується заповнювати та підписувати в електронному форматі.

Під час наради учасники проаналізували вже наявний функціонал системи, визначили проблемні моменти та окреслили напрями подальшого вдосконалення. Окремо було узгоджено терміни подання заяв, їх погодження та безпосереднього поселення. Дотримання визначених термінів є важливим, адже від своєчасного подання заяв залежить виконання наступних етапів — підготовка відповідних наказів і організація поселення студентів до гуртожитків.

Передбачено, що й після завершення процедури поселення користувачі матимуть можливість актуалізувати дані, додавати необхідні документи та оновлювати інформацію, зокрема щодо пільг. Під час безпосереднього поселення студенту буде достатньо мати із собою документ, що посвідчує особу, для її підтвердження, а також фотокартки для оформлення перепустки. Інші необхідні документи мають бути завантажені до системи заздалегідь.

За підсумками зустрічі учасники домовилися продовжити спільну роботу над удосконаленням функціоналу «Моє студмістечко» та враховувати практичні пропозиції працівників ННІ, факультетів та студентського містечка.

Цифровізація поселення — це не просто перенесення паперових процедур в онлайн-формат. Це створення єдиного сучасного цифрового середовища, яке має спростити роботу адміністрації, зробити взаємодію між усіма учасниками процесу більш оперативною та прозорою, а процедуру поселення — максимально зрозумілою і зручною для кожного студента.