Підготовка до технічного нагляду системи менеджменту якості Університету: проведено навчальні семінари для керівників структурних підрозділів та внутрішніх аудиторів щодо управління задокументованою інформацією
Підготовка до технічного нагляду системи менеджменту якості Університету: проведено навчальні семінари для керівників структурних підрозділів та внутрішніх аудиторів щодо управління задокументованою інформацією
19 вересня 2023 року
Відповідність вимогам міжнародного стандарту ISO 9001:2015 Системи менеджменту якості. Вимоги демонструє здатність будь-якої організації задовольняти потреби замовників та інших зацікавлених сторін з врахуванням їх потреб та очікувань. Тому, замовники продукції та послуг, інвестори, грантодавці та інші зацікавлені сторони обирають партнерів та виконавців за наявністю сертифіката відповідності системи менеджменту якості (СМЯ) вимогам ISO 9001, щоб мінімізувати чи усунути ризик отримання неякісних послуг та продукції.
Наш Університет за результатами проведеного аудиту в лютому 2023 року отримав сертифікати одного з авторитетніших органів сертифікації TUV Rheinland, що підтверджують відповідність діяльності Університету вимогам стандарту ISO 9001:2015.
Проте слід зазначити, що отримавши таке визнання ми також отримали зауваження, на які маємо зважати для удосконалення системи управління якістю Університету, а саме:
- забезпечення єдиної системи управління задокументованою інформацією Університету та забезпечення доступу до актуальних версій документів, регулюючих діяльність;
- формування єдиної бази контрольованих примірників регулюючих документів (положень і порядків) СМЯ Університету з покладенням відповідальності на визначених осіб структурних підрозділів за забезпечення її захисту, збереженості, контролю від несанкціонованого доступу та використання чинних версій документів і форм записів;
- визначення єдиної процедури розроблення, погодження, затвердження, внесення змін та скасування задокументованої інформації СМЯ Університету.
Тому, у відповідності до наказу від 14.09 2023 р. № 883 та з метою ефективної підготовки до процедури технічного нагляду і проведення внутрішніх аудитів у структурних підрозділах для підтвердження відповідності СМЯ Університету вимогам ISO 9001:2015 в університеті 14 та 15 вересня 2023 року фахівцями відділу якості освіти, маркетингу та профорієнтаційної роботи було організовано семінари для уповноважених з якості структурних підрозділів, внутрішніх аудиторів та керівників структурних підрозділів НУБіП України.
Серія заходів почалася 14 вересня з семінару «Управління задокументованою інформацією та організація проведення внутрішніх аудитів системи менеджменту якості Університету» для уповноважених з якості структурних підрозділів та внутрішніх аудиторів.
За дорученням проректора з наукової роботи та інноваційної діяльності Вадима Кондратюка зустріч відкрив начальник навчального відділу – Ярослав Рудик, та означив потребу в покращенні СМЯ університету та організації порталу СМЯ НУБіП України.
Далі хід зустрічі продовжила начальник відділу якості освіти, маркетингу та профорієнтаційної роботи Юлія Слива.
До відома слухачів було доведено оновлений Порядок управління задокументованою інформацією СМЯ Університету, зміни щодо впровадження процедур планування, розроблення, погодження та затвердження задокументованої інформації СМЯ Університету.
На семінарі відбувся розгляд поточного стану формування єдиної бази контрольованих примірників регулюючих документів (положень і порядків) СМЯ Університету та представлене практичне застосування порталу СМЯ Університету для функціонування та забезпечення процесів освітньої та наукової діяльності.
Для організації, координації та проведення внутрішніх аудитів учасники семінару ознайомилися з електронними формами звітності для проведення внутрішніх аудитів та практичного оформлення електронної звітності за результатами внутрішніх аудитів СМЯ Університету.
Під час обговорення учасники семінару отримали відповіді на організаційні та практичні питання щодо функціонування системи менеджменту та проведення внутрішніх аудитів – адже наступним кроком має бути проведений внутрішній аудит відповідності СМЯ вимогам стандарту та внутрішнім регламентуючим документам Університету.
У семінарі в змішаному форматі взяли участь 27 слухачів.
15 вересня було продовжено цикл зустрічей у формі семінару «Порядок управління задокументованою інформацією системи менеджменту якості Університету» для керівників структурних підрозділів Університету, включених в сферу застосування СМЯ: освітня і наукова діяльність.
Розпочав захід начальник навчального відділу Ярослав Рудик, який у своєму зверненні до учасників наголосив на важливості залучення керівників та персоналу структурних підрозділів до ефективного функціонування СМЯ Університету.
Так як підтверджувати університету відповідність вимогам міжнародного стандарту та спроможність забезпечувати надання якісних освітніх послуг, конкурентоздатність, задоволення потреб і очікування споживачів та замовників потрібно буде кожного року, Ярослав Михайлович наголосив на обов’язковості усунення невідповідностей, ідентифікованих аудиторами та важливості належної підготовки до проведення технічного нагляду з боку сертифікаційного органу.
Далі, згідно програми, Юлія Слива, ознайомила слухачів з особливостями управління задокументованою інформацією СМЯ Національного університету біоресурсів і природокористування України. Були висвітлені процедури планування, розроблення, погодження та затвердження загальносистемних стандартів Університету, наявність яких є вимогою ISO 9001:2015 та стандартів університету, які вже є чинними та представлені Положеннями, Порядками та Правилами операційної діяльності Університету в сфері освітньої та наукової діяльності.
Юлія Володимирівна наголосила на потребі перегляду усіх діючих стандартів університету та приведення їх у форму і структуру, визначену Порядком управління задокументованою інформацією НУБіП України. Практичне застосування єдиних вимог до оформлення, ідентифікації та структури загальносистемних стандартів Університету та стандартів Університету СМЯ дозволить змінити та покращити регламентуючі документи діяльності Університету.
Наприкінці семінару начальник відділу якості освіти, маркетингу та профорієнтаційної роботи представила портал СМЯ НУБіП України, який знаходиться за посиланням http://qms.nubip.edu.ua/. На порталі планується розмістити всю регламентуючу документацію – загальносистемні стандарти та операційні стандарти, які описують діяльність Університету в сфері освітньої та наукової діяльності. Для зручності оперування на порталі планується розміщувати чинні форми записів та шаблони документів.
Як і завжди, після виступу спікерів, слухачі семінару адресували чимало запитань, які конкретизували тематику, заявлену в програмі, турбували та визивали перестороги керівників структурних підрозділів, але і визначили шляхи майбутнього покращення дієвості порталу, управління задокументованою інформацією та СМЯ Університету в цілому. Організатори семінару жодне із запитань не залишилося без уваги і відповідей.
Юлія Кандиба,
фахівець відділу якості освіти та профорієнтаційної роботи
