Відбувся воркшоп Audit Smart: як успішно пройти аудит європейських грантів

11 лютого 2026 року працівники НУБіП України взяли участь у воркшопі Audit Smart: як успішно пройти аудит європейських грантів, організований Українським фондом стартапів за підтримки Win-Win EDIH.

Захід об’єднав представників організацій, які вже реалізують або лише планують подаватися на фінансування в межах європейських програм, і став практичним дороговказом для тих, хто прагне не лише отримати грант, а й бездоганно пройти всі етапи його реалізації — включно з аудитом.

Спікеркою заходу виступила Олена ВОРОШИЛОВА — керівниця відділу партнерства та міжнародної співпраці в Українському фонді стартапів, яка має практичний досвід участі у європейських грантових проєктах. Вона поділилася системним баченням аудиторських процедур, акцентувавши на тому, що аудит — це не стресовий фінал проєкту, а логічний елемент якісного управління грантовими коштами.

Під час воркшопу було розглянуто три ключові тематичні блоки:

• підготовка до аудиту,

• проходження аудиторської перевірки,
  

• детальний аналіз витрат за бюджетними категоріями.
  

Окрему увагу приділили типовим помилкам грантоотримувачів і способам їх попередження ще на етапі реалізації проєкту.

Говорячи про підготовку до аудиту, спікерка наголосила, що ключем до успіху є системність. Аудит має на меті перевірку задекларованих витрат та їх відповідність як національному законодавству, так і вимогам грантодавця. При цьому всі процедури здійснюються відповідно до міжнародних стандартів аудиту. Саме тому надзвичайно важливо не обмежуватися умовами основного тексту грантової угоди, а ретельно опрацьовувати всі додатки та супровідні документи. Рекомендовано також мати анотовану версію грантової угоди — як робочий інструмент для команди проєкту.

На практичному рівні підготовка передбачає перевірку всієї документації, доступної у внутрішніх системах та на порталі Funding & Tenders, зокрема, контактних даних LEAR, періодичних звітів, фінансових документів і супровідних матеріалів. Не менш важливо заздалегідь підготувати пакет документів, які можуть бути запитані аудитором:

• розподіл витрат,
  

• внутрішні процедури,
  

• документи щодо заробітної плати, подорожей, закупівель, субпідрядів тощо.
  

Пані Олена зазначила, що для різних категорій витрат бажано мати чітко структуровану та окремо оформлену документацію.

Окремий фокус було зроблено на перевірці внутрішніх систем організації. У центрі уваги аудиторів — бухгалтерський облік, ІТ-системи, фінансова звітність, процеси здійснення платежів та облік заробітної плати. Організація повинна чітко розуміти, хто відповідає за бухгалтерський облік коштів грантового проєкту, які системи використовуються для обліку витрат і чи належним чином організована процедура проведення платежів. Також важливо ідентифікувати потенційні ризики як пов’язані безпосередньо з проєктом або учасником, так і фінансові ризики, зокрема, щодо нестандартних витрат чи недоліків внутрішнього контролю.

Основою аудиторської перевірки є аналіз грошових витрат за відповідними бюджетними категоріями. Значну увагу приділили витратам на персонал (категорії A1–A3), де обов’язковими є внутрішні процедури щодо нарахування заробітної плати, наявність підтвердних документів, перевірка трудових контрактів і коректність розрахунку добових ставок. Розглянули також витрати малих і середніх підприємств (A4), одиничні витрати на волонтерів (A5), а також питання субпідряду. У випадку субпідряду залучення виконавців має здійснюватися за принципом найкращого співвідношення ціни та якості, із дотриманням вимог щодо відсутності конфлікту інтересів, належного відображення витрат у бухгалтерському обліку та коректної валютної конвертації. Важливо уникати витрат, не пов’язаних із проєктною діяльністю, а також подвійного фінансування.

Детально зупинилися на витратах на подорожі та проживання (C1), де рекомендовано мати єдину внутрішню процедуру відряджень і перевіряти її відповідність умовам грантової угоди, зокрема, щодо категорії готелів, добових та класу квитків. У категорії обладнання (C2) аудитори звертають увагу на процедуру закупівлі, цільове використання та правильне нарахування амортизації. Водночас інші товари та послуги (C3) охоплюють витратні матеріали, що не належать до обладнання, і потребують правильної класифікації. Також обговорювали фінансову підтримку третіх сторін (D1), яка може бути як обов’язковим, так і необов’язковим елементом проєкту. Окремо учасникам нагадали про важливість коректного розмежування прямих і непрямих витрат, а також необхідність додаткового вивчення правил щодо одиничних витрат.

Під час заходу було відзначено позитивну динаміку участі України у програмах ЄС: порівняно зі статистикою Horizon 2020, показники участі зросли на 28%, а обсяг грантового фінансування для України суттєво збільшився. Це свідчить про посилення інтеграції українських організацій у європейський дослідницький та інноваційний простір — і водночас підвищує вимоги до фінансової дисципліни та якості управління проєктами.

Завершився воркшоп сесією запитань і відповідей, під час якої учасники мали змогу обговорити практичні кейси та отримати фахові рекомендації щодо підготовки до аудиту.

Щиро дякуємо Українському фонду стартапів та Олені ВОРОШИЛОВІЙ за змістовну, структуровану й надзвичайно практичну розмову, що допомагає українським організаціям та науковцям впевнено почуватися в процесі реалізації європейських грантових проєктів і проходити аудит із розумінням та професійною готовністю.