Перший проректор Ігор Ібатуллін: про публічні закупівлі в НУБіП України

     2020 рік виявися дуже складним, адже вся світова спільнота потрапила під величезний вплив пандемії COVID-19. Обмежувальні карантинні заходи негативно вплинули практично на всі держави, сфери бізнесу, установи і організації. Незважаючи на економічні виклики та карантинні обмеження наш заклад вищої освіти здійснює свою наукову і освітню місію на високому професійному рівні. Забезпечення функціонування НУБіП України товарами, роботами та послугами здійснюється через систему Прозоро шляхом проведення публічних закупівель. Про результати та перспективи публічних закупівель у НУБіП України ми провели розмову з головою тендерного комітету, першим проректором І.І. Ібатулліним.

• Розкажіть про результати проведених публічних закупівель у 2020 р.

     — Для забезпечення навчального процесу, проведення наукових досліджень, функціонування студентського містечка, розвитку інших напрямів діяльності університету тендерним комітетом та уповноваженими особами НУБіП України у 2020 році будо проведено закупівлі товарів робіт і послуг через систему Прозоро очікуваною вартістю 133 386 930,70 грн., в тому числі:

• відкриті торги – 58 417 013,02 грн.;
• переговорна процедура – 65 053 891,18 грн.;
• спрощені закупівлі – 6 119 042,96 грн.;
• прямі договори – 3 796 983,54 грн.

     Інформація про кількість проведених закупівель тендерним комітетом та уповноваженими особами у 2020 р. та на початку 2021 р. представлена на рис. 1.

Рис. 1. Типи тендерів НУБіП України

     В таблиці 1 представлено порівняння проведених надпорогових закупівель за 2019- 2020 рр. у НУБіП України.

Таблиця 1. Надпорогові закупівлі за 2019- 2020 рр. у НУБіП України 

     За даними таблиці 1 кількість проведених закупівель у 2020 р. становить 487 одиниць, що порівняно із 2019 роком, більше ніж у два рази. По відкритих торгах у 2020 році кількість проведених відкритих торгів порівняно із 2019 р. також зросла понад два рази і становила 424 процедури, але в той же час із них завершених укладанням договорів - 163 процедури, що свідчить про те, що 261 процедура, а це понад 60% оголошених торгів, була відмінена чи визнана такою що не відбулася.

• На вашу думку, що вплинуло на високу частину відмінених торгів і яким чином зменшити їх кількість?

     — Основні фактори, які призвели до відміни торгів:

• дискваліфікація учасників, як таких що не відповідали умовам тендерної документації;
• відмова переможця від підписання договору;
• не подання переможцем відповідних документів, визначених чинним законодавством;

     Основний фактор визнання торгів такими що не відбулася – подання для участі у відкритих торгах менше двох пропозицій.
     Як наслідок, з метою зменшення питомої ваги неефективних закупівель необхідно безпосереднім замовникам супроводжувати свої закупівлі з моменту подання службової записки щодо оголошення відповідної закупівлі і до моменту оплати зобов’язань за договором. І це стосується не тільки відкритих торгів, а й абсолютно всіх закупівель товарів, робіт і послуг.

• Одним із принципів публічних закупівель є максимальна економія бюджетних коштів. Чи зекономив наш заклад вищої освіти під час проведення публічних закупівель?

     В таблиці 2 наведено динаміку проведених з надпорогових закупівель товарів, робіт і послуг за 2019- 2020 рр. у НУБіП України.

Таблиця 2. Динаміка надпорогових закупівель за 2019- 2020 рр. 

     За даними таблиці 2 сума укладених договорів за результатами завершених надпорогових процедур, у 2020 р. становила – 114 670 954,17 грн., що майже на 10 млн. грн. більше, ніж у 2019 р.
     Незважаючи на певні недоліки, сучасна система публічних закупівель, яка спрямована на ефективне витрачання коштів, створення конкурентного середовища, забезпечила у 2020 р. загальну економію бюджетних коштів для університету понад 9 млн. грн. в розрізі процедур:

• відкриті торги – 8 516 473,27 грн., що становить 14,58 % від очікуваної суми;
• переговорна процедура – 283 476,76 грн. що становить 0,44% відповідно;
• спрощені закупівлі – 578 944,03 грн. що становить 9,46 % відповідно.

• Що ж є передумовою отриманих результатів?

     — Перш ніж, розпочати будь-яку публічну закупівлю, її треба запланувати. Виникає питання яку потребу планувати – річну, квартальну, місячну? Кошторис затверджується за загальним і спеціальним фондами на рік, відповідно і замовник має обрахувати річну потребу у відповідних закупівля. У річному плані закупівель мають бути заплановані всі закупівлі, незалежно від очікуваної вартості, тобто від 1 коп.
     Планування закупівель у НУБіП України здійснюється на підставі наявної потреби у закупівлі товарів, робіт і послуг, визначеної відповідальними проректорами з напрямками закупівель та відповідно до обсягу доведеного фінансування.
     Форма річного плану затверджена на законодавчому рівні, серед іншого в ньому має бути відображено назву предмету закупівлі, код ЄЗС за ДК 021:2015, вид закупівлі та очікувана вартість.
     Перш за все, виникає питання щодо визначення очікуваної вартості закупівлі. На вимогу Закону «Про публічні закупівлі» Мінекономрозвитку розроблено Примірну методику визначення очікуваної вартості предмета закупівлі та затверджена наказом від 18.02.2020 № 275.
     Для визначення очікуваної вартості предмету закупівлі (товару) необхідно виконати наступні дії:

• визначити повну назву товару, що буде закуповуватись.
• сформувати опис товару із зазначенням всіх технічних та якісних характеристик, які можуть впливати на ціну (при необхідності погодити з фахівцями, які відповідають за якість продукції).
• при закупівлях з використанням уніфікованих профілів товару, вибрати необхідний профіль з необхідними уніфікованими технічними характеристиками.
• визначити умови поставки та оплати.

     Основним методом визначення очікуваної вартості предмету закупівлі для товарів широкого вжитку, є метод порівняння ринкових цін.
     Розглянемо приклад розрахунку очікуваної вартості методом порівняння ринкових цін. Отримано одну комерційну пропозицію та знайдено в Інтернеті дві актуальних ціни з прайс-листів постачальників. Отриманий масив цін:  

     Неправильне визначення очікуваної вартості може призвести до наступних негативних наслідків при проведенні процедури закупівлі:

• заниження очікуваної вартості призводить до відсутності постачальників на торгах і як результат зриваються закупівлі;
• завищення очікуваної вартості призводить до закупівлі по завищеним цінам і розтратам бюджету, що карається законом.

     Слід зауважити, що Закон «Про публічні закупівлі» для планування закупівель та підготовки до їх проведення передбачає, що замовники можуть проводити попередні ринкові консультації. Такі консультації потрібні, аби проаналізувати ринок. Тож замовники можуть запитувати й отримувати рекомендації та інформацію від суб’єктів господарювання для визначення очікуваної вартості, технічних характеристик предмету закупівлі тощо.
     Під час визначення предмета закупівлі слід ураховувати вимоги Порядку визначення предмета закупівлі, затвердженого наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства від 15.04.2020 № 708, відповідно до якого предмет закупівлі товарів і послуг визначається замовником згідно з пунктами 21 і 34 частини першої статті 1 Закону «Про публічні закупівлі» та за показником четвертої цифри Єдиного закупівельного словника. Визначення предмета закупівлі робіт здійснюється замовником згідно з пунктом 27 частини першої статті 1 Закону «Про публічні закупівлі» за об’єктами будівництва та з урахуванням ДСТУ Б. Д.1.1-1:2013 «Правила визначення вартості будівництва», прийнятий наказом Міністерства регіонального розвитку, будівництва та житлово-комунального господарства України від 05 липня 2013 року № 293, а також галузевих будівельних норм.
     Після визначення предмета закупівлі нагадаємо про вартісні обмеження, та, як наслідок, вибір процедури закупівлі (таблиця 3).

Таблиця 3. Сфера застосування Закону «Про публічні закупівлі» 

     З 19 квітня 2020р. введено в дію новий вид закупівлі – спрощена закупівля, порядок здійснення якої розповсюджується на закупівлі товарів і послуг, вартість яких не перевищує 200 тис. грн.; робіт, вартість яких не перевищує 1,5 млн. грн. Проведення спрощених закупівель через електронну систему закупівель є обов’язковим.
     Також слід пам’ятати, що основна процедура закупівель — це відкриті торги. Тому спочатку для усіх закупівель, які плануються, необхідно розглянути можливість проведення відкритих торгів. Для цього необхідно вивчити ринок предмета закупівлі, наявні пропозиції; активність постачальників (надавачів послуг, виконавців робіт). Також необхідно проаналізувати технічні вимоги до предмета закупівлі та орієнтовні кваліфікаційні вимоги до потенційних учасників.

• На що звернути увагу нашим безпосереднім замовникам – завідувачам кафедр, деканам тощо?

     — Отже, розпочинаючи публічні закупівлі товарів робіт і послуг за державні кошти на 2021 рік необхідно звернути увагу на зазначені складові ефективного закупівельного процесу. Для ефективного проведення закупівель товарів робіт і послуг в НУБіП України відповідальні проректори надають зведену інформацію в межах підпорядкованих підрозділів (факультетів, кафедр) у відділ постачання і моніторингу цін для перевірки на предмет достовірності:

• визначення коду за ЄЗС щодо предмету закупівлі;
• визначення очікуваної вартості предмету закупівлі;
• відповідності коду за номенклатурою.

     Відділ постачання і моніторингу цін узагальнює інформацію по закупівлях за ЄЗС по університету в цілому.
     Планово-фінансовий відділ на підставі зведеної інформації формує Річний план закупівель товарів, робіт, послуг за державні кошти на 2021 рік, на дає на затвердження Тендерному комітету.
     Відділ державних закупівель оприлюднює Річний план закупівель в системі Прозоро протягом 5 роб. днів з дня затвердження.
     Проректор, відповідальний за закупівлю:

• за погодженням з планово-фінансовим відділом та відділом постачання та моніторингу цін, надає службову на ім’я ректора для оголошення відповідної закупівлі, передбаченої Річним планом закупівель. Додаток до службової – технічні вимоги до предмету закупівлі, кваліфікаційні вимоги до учасників (за потреби);
• за умови проведення переговорної процедури надає обґрунтування закупівлі в одного учасника з дотриманням чинного законодавства;
• надає відповідну інформацію юридичному відділу для розробки істотних умов договору та проекту договору.

• В чому полягає робота безпосереднього відділу державних закупівель?

     — Відділ державних закупівель:

• визначає вид процедури закупівлі для конкретної закупівлі, залежно до вимог чинного законодавства, оформляє відповідним протоколом вибір процедури закупівлі;
• розробляє та надає на затвердження тендерному комітету тендерну документацію, оформляє відповідним протоколом її затвердження;
• складає оголошення про закупівлю та оприлюднює затверджену тендерну документацію та проект договору в системі Прозоро, але не пізніше ніж за 15 днів (30 днів – міжнародні торги) до кінцевого строку подання тендерних пропозицій;
• за наявності звернень учасників підготовка та оприлюднення відповідей на звернення за роз’ясненнями та звернення щодо усунення порушення за поданням відповідального проректора за закупівлю протягом трьох робочих днів з дня їх надходження. Оформлення протоколу відповіді на звернення;
• у разі внесення змін до тендерної документації: підготовка та оприлюднення тендерної документації в новій редакції та переліку змін (окремий файл). Оформлення протоколу внесення змін до тендерної документації;
• за результатами аукціону вивчення пропозиції учасника, яка визначена системою як найоптимальніша; погодження відповідальним проректором запропонованого учасником предмету закупівлі та визначення переможця. АБО відхилення учасника у разі невідповідності учасника та предмету закупівлі умовам тендерної документації;
• перевірка учасника по ст. 17 по відкритим реєстрам (Єдиний державний реєстр осіб, які вчинили корупційні або пов’язані з корупцією правопорушення; витяг з ЄДР; відсутність заборгованості по податкам; Єдиний реєстр підприємств, щодо яких порушено провадження у справі про банкрутство). Оформлення та оприлюднення в системі протоколу оцінки / відхилення учасника;
• супровід відповідальним проректором укладання договору з переможцем та оприлюднення в системі документів переможця (потягом 10 кал. днів після акцепту);
• оприлюднення в системі Прозоро договору про закупівлю не раніше ніж 10 днів але не пізніше ніж через 20 днів після акцепту;
• підготовка документів для подання в бухгалтерську службу для реєстрації договірних зобов’язань в Державній казначейській службі;
• у разі внесення змін до договору - оприлюднення в системі додаткової угоди протягом трьох робочих днів.
• по завершенню виконання договору оприлюднення в системі звіту про виконання договору.

     Отже, у проведені публічних закупівель задіяні не лише тендерний комітет з уповноваженими особами, але й інші підрозділи університету. Лише злагоджена та взаємоузгоджена співпраця ректорату, всіх відділів, підрозділів, факультетів принесе позитивний результат.

Розмовляла Олена Боярова